Que es un diagrama de flujo
Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
A continuación se incluyen dos representación power point , del procedimiento para organizar el evento de una boda, como ejemplo practico de la utilización de los diagramas de flujo en cualquier proceso o actividad.
Se trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.
Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento, ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.
Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización , se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, etc. , que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.
2.-Objetivo.-
Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.
3.-Ventajas.-
Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:
◦Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
◦Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
◦Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.
◦Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.
◦Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.
◦Lo mas reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que será mas fácil lograr motivarlas a conseguir procesos mas económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.
4.-Elaboración.-
El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:
1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, además de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:
◦Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.
◦Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador .
◦Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo
2.Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso en cuestión. Es importante realizar varias sesiones de trabajo , ya que así los participantes tendrán mas tiempo para obtener mas información acerca del proceso.
3.Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama de flujo, como son:
◦¿Que paso es el primero?
◦¿Que paso es el siguiente?
Además se deberán utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:
◦¿De donde viene el servicio o el material?
◦¿Como entra el servicio o material al proceso’
◦¿Quien toma la decisión’
◦¿Que pasa si la decisión es afirmativa SI?
◦¿Que pasa si la decisión es negativa NO?
◦¿Hay algo mas que se deba hacer en este momento del proceso?
◦¿Donde va el producto o servicio de esta operación?
◦¿Que pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?
◦¿Que pruebas se realizan al proceso?
◦¿Que pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?
4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas deberán siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realización de la confección del diagrama , componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.
5. Se deberá confeccionar una tabla de símbolos estándar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los mismos incorporamos una representación power point con una relación de los mismos.
Descarga símbolos diagramas
6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas características que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentación asociada, avisos, etc.. A veces se suelen incorporar imágenes que ayuden a visualizar con mas claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deberá poner todos aquellos elementos que nos den una mayor información valida para realizar un proceso.
5.-Fases.-
1.Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )
2.Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)
3.Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
4.Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
5.Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
6.Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.
6.-Reglas.-◦Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.
◦Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.
◦Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.
Diagramas de flujo, características y tipos
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales.
Simbología para la construcción de los Diagramas de Flujo se utilizarán los siguientes símbolos:
Características de los diagramas de flujo:
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.
Formato vertical: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato panorámico: El proceso entero está representado en un solo diagrama, tanto en sentido vertical como horizontal, permitiendo distintas acciones simultáneas.
Formato arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.
Diagrama de bloques de modelo matemático: Es el utilizado para representar sistemas físicos (reales). Cada uno de los bloques que componen el sistema físico es generalmente una simplificación de la realidad, lo que permite un tratamiento matemático razonable.
Diagrama de bloques de procesos de producción: Es un diagrama utilizado para indicar la manera en la que se elabora cierto producto, especificando la materia prima, la cantidad de procesos y la forma en la que se presenta el producto terminado.
características
Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
•Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes interesadas.
•Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
•Identificar quién lo empleará y cómo.
•Establecer el nivel de detalle requerido.
•Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
•Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
•Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
•Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
•Identificar y listar los puntos de decisión.
•Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
•Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.
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